4 façons de gérer les multiples mini-tâches de la vie quotidienne et éviter de se retrouver engloutie par la charge mentale


Écrit par Claire | Productivité et Action | Temps de Lecture: minutes

Dernier dossier à traiter en urgence, une longue série de lessives à lancer, email à la prof de français, si on devait compter le nombre de petites tâches qu'on réalise dans une seule journée, on se demanderait comment on a fait pour se transformer jusqu'à maintenant en wonder-woman et comment on va faire pour continuer sans se retrouver ensevelie sous le monstre diabolique de 2,367 tonnes qu'est la charge mentale.

Dans cet article, je veux parler avec toi de la meilleure façon de traiter les mini-tâches qui font de notre quotidien un long fleuve torrentiel et épuisant, si ce n'est carrément insupportable.

On va discuter des multiples inconvénients de devoir traiter des millions de mini-choses, du meilleur moment pour les faire, et comment éviter qu'elles n'empiètent sur tes projets #badass, ceux qui te ressourcent et qui sont réellement constructifs. 

Le problème de la charge mentale

La charge mentale a été popularisé en France par Emma, une dessinatrice féministe et engagée que je te conseille vivement de suivre si tu ne l'as pas déjà fait.

La charge mentale, c'est ce truc que tu peux représenter comme une énorme to-do liste qui rassemble tous les petits impératifs que la femme moderne, aka super-mom-wonder-woman, se sent obligée de garder en tête et de faire, généralement toute seule, pour faire tourner la baraque.

Comme toute to-do liste, le risque majeur consiste à se concentrer uniquement sur la satisfaction extrêmement passagère de rayer un élément de la liste.

  • Régler la facture du pédiatre

Et de se retrouver le cul par terre et la tête en train de se transformer en Etna version 2.1 en regardant tout ce qui reste à effectuer sur cette maudite to-do.

  • Régler la facture du pédiatre
  • Faire une lessive et trier le linge
  • Apprendre à la dernière à ranger sa chambre
  • Recoudre le doudou du deuxième
  • Penser à tous les documents pour les impôts qui arrivent sous peu
  • Organiser les vacances d'automne
  • Ne pas oublier d'acheter du dentifrice, y'en a presque plus
  • Acheter le cadeau pour l'anniversaire de Zoé
  • Encore un truc
  • Et encore un truc
  • Et y'aura encore un truc qui va automatiquement s'ajouter en fin de la journée parce que la vie est ainsi faite qu'elle n'attend pas que tu aies tout rayé de ta to-do pour continuer

Sachant que cette liste ne contient PAS les trucs qui te font vraiment tripper, comme t'accorder 2h pour travailler sur ton business, faire une séance de yin-yoga ressourçante ou passer un moment cool avec tes filles...

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La charge mentale dessinée par l'illustratrice Emma

Alors comment faire pour ne pas donner trop de jus de cerveau et d'énergie à ces mini-tâches qui s'étalent tout au long de la journée?

Pour ça, il faut revenir à leurs effets multiples et symptomatiques sur ta gestion mentale, ta gestion d'énergie et in fine, sur ta productivité.

Mignons flocons mini-tâches... Monstrueuse boule de neige charge mentale

Ce qu'il y a de pernicieux avec les multiples mini-tâches, ce n'est pas tant le fait de les réaliser.

Après tout, racheter du beurre ou organiser la sortie scolaire du dernier sont des activités qui ne demandent pas beaucoup de temps, ni beaucoup d'énergie, ni beaucoup de connaissances, ni beaucoup de réflexion.

Tout le monde peut le faire, et c'est pourquoi ceux qui ne sont pas soumis à la charge mentale ne comprennent pas pourquoi il faudrait en faire un fromage. En gros, encore de nos jours une grande partie des hommes en couple, qui pensent que le beurre pousse dans le frigo et que le sac à dos Diplodocus du fiston se remplit tout seul de tout ce qu'il faut pour aller au zoo.

Non, le problème des mini-tâches, c'est qu'ils prennent une partie considérable de ton jus de cerveau:

  • Elles accaparent une grande partie de ta mémoire vive 
  • Elles épuisent ta capacité décisionnelle
  • Elles modifient ta perception du temps, qui devient plus rapide

Le parcours des mini-tâches dans ton cerveau, si tu ne fais rien, peut se résumer à un effet boule de neige:

Tu prends ton petit-dej' et tu finis le lait. Tu te dis qu'il faut en racheter. 

Ton cerveau s'active pour rentrer cette information dans ta mémoire vive. Celle où tu retiens toutes les informations fraîches et qui ne sont pas encore enregistrées dans ton cerveau.

Quand tu te demandes, en partant au boulot, quand tu vas faire tes courses, tu te rappelles que tu dois acheter du lait.

Ton cerveau s'active pour ne pas oublier cette information.

Acheter du lait te fait penser à une autre mini-tâche que tu as en tête, celle de faire une tarte aux abricots pour l'anniversaire de grand-mère.

Ton cerveau s'active encore un peu plus pour ne pas oublier cette information et rentre dans un modus "est-ce que je n'ai rien oublié d'autre?".

Tu te demandes quand tu vas faire la tarte, vu que les enfants rentrent à 16h et que tu avais prévu un séance de jogging avec ta pote de 17h à 18h. Et qu'il y a encore le picnic à organiser pour la grande. Sans oublier que tu as encore le le linge à trier, ah oui et au fait, ça fait 6 mois que tu n'as pas trié les affaires des filles, alors qu'elles grandissent à fond....

Ton cerveau rentre en mode "je cogite à fond" pour mémoriser, organiser et planifier tout ça. Et toi, tu rentres en mode "purée le stress, et je viens juste de commencer ma journée".

Résultat: tu es en mode urgence, focalisée uniquement sur la meilleure façon de virer tous ces trucs à faire qui te mettent dans cet état en t'encombrant le cerveau. 

Ton énergie décisionnelle décroît à vitesse grand V. Ton énergie mentale par la même occasion. Et tu te sens... fatiguée. Submergée.

Trop fatiguée et submergée mentalement pour penser, planifier et réaliser tout ce qui est vraiment important:

  • Ton projet #badass qui te tient à coeur.
  • Les trucs qui te font du bien mais qui ne sont pas estimés urgents (prendre une pause, respirer, être dans l'instant présent).
  • La vue d'ensemble de tout ce qui fonctionne bien dans ta vie, et des choses que tu pourraient éventuellement améliorer.

Bref, tu fonctionnes en mode restreint, vision juste le bout du nez et pas plus. 

Une bonne façon de savoir si tu as une charge mentale élevée? Si tu as l'impression que tu n'as rien achevé alors que tu viens de finir une dizaine de tâches à la suite l'une de l'autre... 

Parce que cela indiquera que tu as dépensé énormément de ta précieuse énergie pour des trucs qui n'ont pas d'importance pour toi.

4 façons de reléguer les mini-tâches à leur juste proportion

Alors comment faire? Parce qu'elles sont bien là ces foutues mini-tâches. Le lait manque. La tarte ne va pas se faire toute seule. Et la grande a besoin de son picnic.

Pas de panique.

Le truc avec les mini-tâches, ce n'est pas tant de trouver un moment pour les réaliser. Mais de trouver la meilleure façon d'arrêter leur fâcheuse tendance à monopoliser toute ton énergie mentale.

De les délimiter dans leurs effets délétères.

Et pour ça, voici quelques pistes.

1. Note, note, note!

La façon la plus simple de ne pas surcharger ton cerveau... est de tout noter. Dans un journal, un carnet, ton appli préférée, sur des post-it, sur des bouts de chiffon que tu déroules en guirlande dans ton salon, on s'en fout du système, tant qu'il marche pour toi.

L'avantage de noter tout est que tu n'as plus à te soucier de garder ça en mémoire.

Dès que tu veux te rappeler de quelque chose, tu jettes un oeil sur ta liste. Dès que tu veux te focaliser sur ce qui est vraiment important pour toi, tu sais que tu peux joyeusement oublier toute la liste de mini-tâches car elle est bien au chaud, mémorisée, ailleurs.

Deux choses importantes à prendre en compte quand tu notes:

  • L'accès à tes notes doit être rapide et idéalement, centralisé. Tu dois pouvoir rajouter un élément dès que celui-ci se pointe, sous peine de devoir encore une fois le garder en mémoire inutilement. Et pouvoir aller facilement chercher dans ta liste, sans devoir chercher dans 10 endroits différents.
  • Tes notes sont plus efficaces si elles sont simples et focus. Pas la peine d'écrire: "aller chez la boulangère commander les 167 chouquettes pour l'anniversaire de Juliette", tu peux très bien écrire "167 Chouquettes anniversaire Juliette".

L'idée des notes est que tu puisses avoir une vue d'ensemble de tout ce que tu as à faire. Plus c'est synthétique, plus c'est simple à lire. Le bullet journal pour ça est génial, car il t'apprend à résumer tout en quelques lignes.

2. Batch-tasking

Le Batch-tasking consiste à  réserver le traitement de toutes tes mini-tâches à des moments de la journée réservés pour ça. Une heure en fin de journée, le weekend, encore une fois, c'est toi qui choisit.

C'est passer consciemment dans un mode mental rapide multi-tasking non-focus et profiter de ce mode pour réaliser des tâches à la chaîne.

3 avantages sympas qui parlent en faveur du batch-tasking:

  • En une séance, tu rayes à tour de bras des dizaines de mini-tâches, ce qui est très, très satisfaisant. 
  • Tu choisis le moment où tu réalises les tâches, et pas elles qui déterminent leur degré de priorité. C'est reprendre le pouvoir sur ton temps et ça fait un bien fou.
  • Ce genre de séance peut te re-dynamiser, du fait d'avoir accompli plusieurs tâches en peu de temps, et te donner la motivation et la tranquillité d'esprit pour une séance de travail focus. 

Les sessions de batch-tasking peuvent être plus ou moins longues selon ta propension à aimer et à gérer ce mode de fonctionnement. Perso, je me fatigue vite. Après une demi-heure, je lâche tout et je fais une méditation pour me recentrer.

3. La dilution des tâches

Contrairement au batch-tasking, qui peut te laisser complètement KO après ne serait-ce que quelques minutes à ce rythme là, une autre façon de gérer les multiples tâches consiste à les imbriquer naturellement et spontanément dans ton emploi du temps.

La dilution des tâches consiste à diminuer leur importance en les traitant immédiatement, avant même qu'elles deviennent des trucs de plus à mettre sur ta to-do liste, ou spontanément, sans leur réserver un créneau de temps particulier.

Tu es en train de photocopier un truc pour ton business? Profites-en pour imprimer la checklist pour les vacances avec tout ce que tu dois emporter, de A comme Affaires de plage pour 7 jours à Z comme Zébulon le doudou du dernier.

Cette technique peut être particulièrement efficace, à condition de respecter les deux points suivants:

  • La tâche ne dois demander que quelques minutes pour être réalisée. Si elle demande plus, ou si elle demande à être préparée, il vaut mieux lui dédier un créneau de temps bien précis, sous peine de bousculer tout ton emploi du temps.
  • Sa réalisation ne doit pas couper une session de travail intense et focus. Car cela te forcerai à sortir d'un mode de pensée flow, lent, focus et concentré, pour un mode rapide et superficiel. Ce qui serait non seulement dommage pour ta session focus, sans doute consacré à tes projets importants, mais aussi fatiguant et inefficace mentalement (selon des études, rentrer ou re-rentrer dans un mode focus demande jusqu'à 20 minutes). 

La méthode de dilution de tâches a aussi un sacré avantage, caché, mais bien réel: Elle t'apprend à prendre des décisions rapidement et efficacement et augmenter ainsi ta capacité décisionnelle.

En mettant en avant l'action spontanée (faire la tâche) au lieu du planning (noter la tâche), elle réduit les tergiversations et te donne l'occasion de découvrir la meilleure façon pour toi de gérer ton temps, sans dépendre aveuglément de ta to-do liste longue comme la bras et légèrement pressurisante.

4. Dire Non

J'aurai peut-être pu mettre cette méthode en premier, tellement elle est simple et carrément efficace.

Tu as trop de mini-tâches dans ton quotidien? Vire-les. Purement et simplement.

Prends ta to-do liste et sélectionne en la moitié, que tu t'engages À NE PAS FAIRE dans les jours qui viennent. Tu verras qu'après un moment de panique, tu te sentiras bientôt beaucoup plus légère.

Savoir dire non, c'est faire de la place pour ce qui est vraiment important. Et te poser les questions fondamentales sur la façon dont tu veux gérer ton temps.

Est-ce que le fait de passer 12 heures et 3 kilos de stress à chercher The hôtel qui a un restaurant avec menu vegan, un sauna, une piscine de 25m pour les filles et vue panoramique 360 degrés, le tout pour moins de budget qu'une cabane au bord mer est vraiment la priorité numéro un?

Ou est-ce que passer du temps à organiser avec toute la smala les trucs #badass que vous allez faire en famille, en couple et en solo n'est pas plus approprié, moins frustrant et beaucoup plus satisfaisant?

Donc la prochaine fois que tu te retrouves avec une nouvelle série de mini-tâches qui t'arrivent sur le coin de tes immenses épaules qui portent toute ta smala, réfléchis non pas à la façon dont tu pourrais les réaliser ... mais à ce que tu pourrais refuser ou déléguer. 

Conclusion

Pour résumer, la charge mentale est symptomatique de notre époque. Plus de choses, plus vite, plus de performance, plus de productivité, plus, plus, plus!

La charge mentale ne se trouve pas uniquement dans la quantité de choses à faire, mais bien dans le fait d'y penser non stop, tout le temps, en mode combat avancé contre le temps. 

Nous avons vu quatre méthodes qui permettent de réduire l'impact d'une surcharge de tâches:

  1. Noter systématiquement toutes les tâches pour ne pas avoir à les garder en mémoire de façon active
  2. Effectuer les tâches ensemble (batch-tasking) et passer en mode mental rapide pendant un laps de temps délimité (et privilégier un mode focus et lent pour les tâches importantes et tes projets)
  3. Devenir plus flexible en effectuant certaines tâches de façon immédiate et spontanée, afin ne pas créer une to-do liste longue comme le bras inutilement
  4. Refuser ou déléguer certaines tâches et prioriser ce qui est important, afin de se réapproprier son temps et ne plus courir à droite et à gauche

Mais in fine, la meilleure façon de réaliser toutes les mini-tâches sans se sentir submergée est encore ... de les faire en conscience. En étant dans l'ici et le maintenant. Pleinement, toute entière, dans la réalisation de ce que tu as à faire.

Tu plies ton linge et tu penses à ce que tu dois faire à diner? Reviens au jean troué de ton ado et plie-le en conscience.

Tu es en train de terminer un rapport et tu penses à ce que tu pourrais faire juste après vu qu'il te reste 2h avant la pause déjeuner? Reviens à ton rapport et termine-le consciemment, en prenant le temps d'être satisfaite de toi.

Privilégier un temps de qualité, quelque soit la tâche à accomplir. C'est la condition sine qua non pour ne pas se retrouver au 36ème dessous avec un stress qui frôle le maximum.

Et trouver une tranquillité d'esprit qui permette de faire place à l'essentiel, et de se poser l'unique question qui vaille la peine de se poser en gestion des tâches:

Comment puis-je organiser ma vie pour minimiser le nombre de tâches non-importantes? Et donner de la place, et du sens, et du temps de qualité à ce qui compte vraiment pour moi?

Je te promets que si chaque jour tu remplaces une tâche de ta to-do liste par 5 minutes de réflexion sur cette question, tu pourras bientôt dire adieu à ta charge mentale et au stress de devoir gérer toujours tout, tout le temps, souvent toute seule, pour toute ta smala, en t'oubliant souvent au passage.

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