Prioriser ses tâches grâce à la matrice d’Eisenhower

Écrit par Claire

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Prioriser ses tâches, c'est prendre le contrôle de ta vie et mettre en avant les activités qui sont importantes pour toi. Pas seulement accomplir celles qui sont les plus urgentes. Mais comment prioriser concrètement? La matrice d'Eisenhower peut t'aider.

Tu apprendras dans cet article la différence entre urgent et important, la définition des 4 cadrans de la matrice et pourquoi il est important de se concentrer sur le cadran 2, celui qui contient les tâches importantes et non urgentes.

Quand as-tu besoin de la matrice d'Eisenhower?

Tu as besoin de t'occuper de ta gestion du temps et de prioriser tes tâches quand:

  • Tu as l'impression de courir sans cesse, allant d'une tâche à l'autre
  • Tu es constamment occupée mais n'avez pas le sentiment que ton travail a de la valeur
  •  Tu as des objectifs sur le long-terme mais tu n'as jamais le temps ni l'énergie pour les réaliser
  • Tu as des difficultés à déléguer ou à dire non
  • Tu as un problème de motivation
  • Tu as un problème de procrastination

Lorsqu'il s'agit de priorités, nous ne sommes généralement pas très bons. C'est ce que cette étude américaine révèle sur la façon de prioriser ses tâches. Dans cinq expériences, les chercheurs ont demandé à une série de personnes de décider parmi plusieurs tâches qui étaient soit importantes soit urgentes, quelles tâches accomplir en premier.

Surprise: La plupart des personnes ont préféré s'occuper de ce qui était urgent ou avait une date limite au lieu de se focaliser sur les tâches importantes mais moins urgentes. C'était le cas même si les tâches importantes et non urgentes offraient des récompenses plus importantes.

L'effet était encore plus important pour les personnes "occupées", qui étaient dans une attitude de gestion du temps à tout prix. Si tu te sens dans l'urgence, croulant sous les dates limites et les tâches à rendre pour un jour fixe, tu vas sans doute continuer à prioriser les tâches urgentes, au détriment de celles qui sont importantes.

Mais, et c'est la bonne nouvelle! Lorsque les chercheurs donnaient l'opportunité aux personnes de considérer les conséquences de leur choix avant de décider, celles-ci prenaient mieux en compte les tâches importantes.

Cela démontre que garder en vue tes tâches importantes et leurs impacts sur le long terme, même si elles ne sont pas encore incluses dans ton agenda, va te permettre de te refocaliser sur elles et éviter les distractions de toutes sortes que représentent beaucoup de tâches urgentes.

Pour t'aider dans cette démarche, la matrice d'Eisenhower est un outil puissant, simple et efficace pour prioriser tes tâches.

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Qu'est ce que la matrice d'Eisenhower?

La matrice d'Eisenhower met justement en avant la différence fondamentale entre ce qui est urgent et ce qui est important, et l'importance de ne pas confondre les deux.

Comme l'a dit Eisenhower, homme très productif, inventeur de cette matrice et aussi entre parenthèses, président des États-Unis 🙂

"Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important." 

La matrice d'Eisenhower est un outil très simple pour mettre en avant les tâches importantes sur le long terme et les intégrer dans ton planning quotidien.

La matrice d'Eisenhower

Elle te permet d'être plus efficace, et pas seulement productive. Toutes tes tâches sont regroupées et visualisées 4 cadrans:

  1. Tâches importantes et urgentes, à réaliser immédiatement
  2. Tâches importantes mais non urgentes, à planifier dans ton agenda
  3. Tâches non importantes mais urgentes, à déléguer
  4. Tâches non importantes et non urgentes, à supprimer

La différence entre important et urgent

Mais, avant d'aller plus loin, comment peut-on définir l'importance et l'urgence d'une tâche? Voici une définition très simple de ces deux termes par Steven Covey, auteur du bestseller "les 7 habitudes des gens efficaces":

Les choses urgentes demandent une action immédiate. Ce sont les tâches visibles qui surviennent dans ta vie et requièrent ton attention maintenant. Souvent, ne pas réaliser les choses urgentes implique des conséquences claires et visibles. Les tâches urgentes sont inévitables, mais passer tout son temps focalisé sur leur réalisation génère beaucoup de stress et peut t'amener au burn-out.

Les choses importantes, au contraire, nourrissent tes objectifs sur le long-terme et sont en adéquation avec tes valeurs de vie. Ces tâches demandent de la planification et des actions réfléchies.

Quand tu te focalises sur les tâches importantes, tu gères ton temps, ton énergie, et ton attention de manière optimale. Tu es plus à même de rentrer dans le flow, cet état d'expérience optimal décrit par Mihály Csíkszentmihályi et qui est un moyen connu pour accéder au bonheur. Ce qui est important est subjectif et dépend de tes propres valeurs, de tes buts et de tes besoins. Personne ne peut définir ce qui est important pour toi.

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La matrice d'Eisenhower cadran par cadran

Maintenant que nous avons vu la différence entre importance et urgence, regardons chaque cadran avec attention.

Cadran 1: important et urgent

Les tâches importantes et urgentes demandent d'agir rapidement. Elles sont clairement visibles, ont une date limite proche, voire très très proche! et leurs impacts sont bien définis.

Elles proviennent généralement de l'extérieur. Elles t'ont été attribuées dans ton travail. Mais elles peuvent aussi venir de toi, si tu as procrastiné et laissé approcher la date limite sans t'atteler à la tâche.

Dans ce genre de tâches, nous retrouvons par exemple:

  • La réalisation d'un projet pour un collègue malade
  • L'évier fuit et inonde ta cuisine
  • Une tâche de dernière minute t'a été assigné
  • La facture de la nounou traîne sur la table depuis plusieurs semaines
  • Ta voiture tombe en panne

Avoir des tâches dans le cadran 1 est inévitable. Même si tu ne procrastines pas, il y aura toujours quelque chose en dehors de ton contrôle.

Le problème survient par contre si tu passes trop de temps à gérer des tâches urgentes et importantes, sans prendre le temps de visualiser tes objectifs à long-terme.

Trop de temps dans le cadran 1 t'épuise, te stresse et rend tes journées hors de contrôle. Cela peut même t'amener au burn-out. Généralement, les personnes trop focalisées sur les tâches du cadran 1 ont tendance à compenser avec des tâches du cadran 4.

Cadran 2: important et non-urgent

Ces activités sont reines quand il s'agit d'accomplir tes objectifs sur le long-terme. Les activités du cadran 2 sont enrichissantes et contribuent à ton développement personnel.

"Prioriser ses tâches, c'est mettre en avant les tâches du cadran 2, celles qui sont importantes et non-urgentes."

Elles n'ont pas forcément de date limite, le risque étant donc de ne pas les accomplir et de se tourner vers les tâches les plus urgentes. (Mais rappele-toi: il y aura toujours, toujours des tâches plus urgentes!)

Quelques exemples de tâches du cadran 2:

Ce sont les tâches pour lesquelles tu n'es pas focalisée sur la résolution de problèmes mais sur les opportunités de te développer.

Passer beaucoup de temps dans le cadran 2 indique que tu es proactive et que tu priorises correctement, en mettant en avant les activités qui te font grandir et qui sont toutes orientées vers des buts qui font sens pour toi.

Le cadran 2 est aussi celui où le flow, l'état d'expérience optimal décrit par Csíkszentmihályi apparaît. C'est un état mental optimal, où tu es complètement immergée dans la tâche, dans un état maximal de concentration, de plein engagement et de satisfaction dans son accomplissement.

Accomplir les tâches dans le cadran 2 est donc une priorité et devrait remplir une partie significative de ton agenda.

Tu ne sais pas dégager du temps pour prioriser les tâches importantes et non urgentes du cadran 2? Je te dis tout dans le guide Time Matrice!

Cadran 3: non important et urgent

Les tâches urgentes mais non importantes représentent ce qui pourrait s'apparenter à du travail à la chaîne.

Elles te tiennent occupées, elles doivent être réalisées, mais elles n'apportent rien de concret à tes objectifs sur le long terme.

La majorité des tâches du cadran 3 sont des sollicitations d'autres personnes. Quelques exemples:

  • Des interruptions permanentes de tes collègues de travail
  • Le coup de téléphone de ta mère alors que tu travailles sur un dossier important
  • Des réunions professionnelles mal structurées
  • La plupart des emails
  • Les soldes et les coupons à date limite

Parce que ces tâches ont une date limite bien définie, elles sont souvent perçues comme importantes.

Et le fait qu'elles correspondent à des tâches importantes pour les autres renforce cette idée qu'elles appartiennent au cadran 1. Or, ce n'est souvent pas le cas. 

Passer trop de temps dans le cadran 3, c'est se focaliser sur les tâches que tu dois faire et non pas celles que tu veux faire. Bien qu'il soit toujours agréable de rayer un item de ta to-do liste, cela ne t'apportera pas forcément la satisfaction escomptée sur le long-terme.

Prioriser ses tâches, c'est aussi savoir les déléguer. Et c'est une bonne façon de gérer les tâches du cadran 3. Peux-tu trouver quelqu'un qui prend les notes de la réunion à ta place? Peux-tu te faire livrer les courses de la semaine? Pourquoi ne pas demander aux enfants de t'aider à ranger la vaisselle? 

Si tu ne peux pas ou ne veux pas déléguer, voici quelques conseils pour ne pas être submergée par le cadran 3:

  • Stoppe toute notification de ton ordinateur et de ton téléphone pendant la réalisation d'une tâche importante
  • Sois très claire avec toi-même et avec les autres sur le temps et l'investissement que tu veux passer sur une tâche
  • Réalise ces tâches lorsque ton niveau d'énergie est bas, au lieu de les réaliser tôt le matin, moment souvent favorable pour les tâches importantes.
  • Pratique le fait de dire non.

Cadran 4: non important et non urgent

Ce genre de tâches appartiennent souvent au divertissement et ne t'aideront en aucune manière à avancer vers tes objectifs à long-terme. Elles sont à éviter absolument, car elles apportent un sentiment de gratification immédiat mais elles drainent ton énergie, diminuent ta confiance en soi, ta passion et ta créativité.

Quelques exemples typiques de tâches du cadran 4:

  • Regarder la télévision
  • Shopping excessif
  • Les activités d'évitement tels que classer ses emails au lieu d'y répondre
  • Surfer sur le net ou sur les réseaux sociaux pendant des heures

Attention cependant d'éviter tout divertissement parce que cela ne contribue pas à la réalisation de tes objectifs.

Nous avons tous besoins de se divertir de temps en temps, mais nous pouvons le faire de façon qualitative. 

Il y a en effet une énorme différence entre regarder un bon film sur Netflix que tu as choisi et zapper entre plusieurs chaînes automatiquement. Le premier nourrira tes émotions, ta créativité et ton âme, le deuxième fera exactement le contraire et te laissera sur un sentiment d'insatisfaction.

Oups... Trop de temps dans le cadran 4? Télécharge le guide Time Matrice et remet tes projets importants au centre de ta vie! 

Comment prioriser tes tâches

La matrice d'Eisenhower est un moyen très efficace pour prioriser tes tâches. Elle aide à se recentrer sur les activités qui ont du sens, qui te permettent de t'épanouir et nourrissent ton développement personnel. N'hésite pas à la réaliser régulièrement.

Elle t'aide à prioriser tes tâches en aménageant ton temps pour le passer dans les 4 cadrans de façon optimale. Prioriser ses tâches, c'est en particulier:

  • Diminuer le nombre de tâches du cadran 1, en les anticipant à l'avance pour ne pas travailler dans l'urgence.
  • Mettre en avant les tâches du cadran 2, celles qui sont importantes et non-urgentes.
  • Déléguer les tâches du cadran 3 et savoir dire non.
  • Éliminer les tâches du cadran 4 le plus possible et ne garder que du divertissement de qualité.

Comme nous l'avons vu, le cadran 2, où se trouvent les tâches importantes et non urgentes est le cadran où tu veux passer le plus de ton temps, car cela t'apportera un sentiment de satisfaction véritable.

En travaillant dans ce cadran, tu avances efficacement vers tes objectifs, booste ta motivation intrinsèque et ta satisfaction.

Maintenant que tu connais la matrice, passe à l'action! Télécharge le guide Time Matrice qui t'explique comment évaluer ton temps dans chaque cadran et te re focaliser efficacement sur les tâches du cadran 2!

Et si tu as du mal à passer à l'action sur tes projets importants, je te recommande le guide ultime pour arrêter de procrastiner, disponible en ligne ici et en PDF gratuit.

xoxo
Claire
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